Blog & News

• Previous
• Next

Minden flottacégnek vannak hullámvölgyei, akár a változó kereslet miatt, akár egyszeri válságnak köszönhetően. Bár nem tudja megjósolni a jövőt, de előre tervezhet: Ha a dolgok rosszabbra fordulnak, akkor az intelligens tervezés csökkentheti a károkat és elősegítheti a vállalkozásának újbóli belendülését.

Az üzletmenet-folytonossági terv lényege a kockázat elfogadása, azonosítása, elkerülése és csökkentése. Ez azt jelenti, hogy képes lesz a vállalkozás folyamatosan működni vészhelyzet esetén is, és képes lesz gyorsan és hatékonyan kezelni a problémákat. Ebből a cikkből elolvashat mindent, amit tudnia kell a terv elkészítéséhez:

Mi az üzletmenet-folytonossági terv, és miért fontos?

Az üzletmenet-folytonossági terv olyan dokumentum, amely pontosan meghatározza, hogy vészhelyzet esetén mi az elvárt mindenkitől. Célja, hogy segítse a vezetőket helyreállítani és fenntartani a létfontosságú feladatok elvégzését és kontrollálni a folyamatokat egy probléma fellépése alatt és után is.

Számos dologra kiterjedhet, kezdve attól, hogy áramkimaradás esetén kéznél legyenek a generátorok – vagy egészen addig, hogy a közönségkapcsolati (PR) válság kezeléséhez szükséges lépéseket megtegyük. Többek között ezeknek az általános kockázatkezelési terv kulcsfontosságú részének kell lenniük.

Fontos, hogy krízis esetén legyen terve, több okból is:

• Ez fenntartja a vállalkozás gördülékenységét, ami megőrzi, hogy Önre egy megbízható szolgáltatóra tekintsenek, megőrizve a hírnevet. Természetesen ide értendő és szükséges egy jól működő ügyfélszolgálat is.
• Segíti a vezetőket és a csapattagokat egy meghatározott eljárás betartásában, ami különösen fontos stressz idején.
• Időt és pénzt takaríthat meg, mivel pontosan tudja, mit kell tennie az adott helyzetben. Ez kivédi a rossz lépéseket és költséges hibákat.
• Bizalom érzetet ad a vezetőknek, sofőröknek és ügyfeleiknek az üzleti és szállítási tevékenység során.

Az érme másik oldala, hogy milyen problémákat okozhat az üzletmenet-folytonossági terv hiánya:

• A működés folytatásának lehetetlensége költséges állási időt eredményez, és cserbenhagyott ügyfeleket jelent.
• A PR-krízis nem megfelelő kezelése véglegesen károsíthatja vállalkozásának a hírnevét.
• A motiváció olyankor zuhan, amikor a vállalkozások kaotikusnak és szervezetlennek tűnnek. Az üzletmenet-folytonossággal ez megoldódik, átláthatja az alkalmazottak forgalmának növekedését.

Mit kell tartalmaznia az tervnek?

Általános ökölszabályként vegye figyelembe a fenyegetések széles körét, tárja fel azokat, és azoknak a vállalkozásokra gyakorolt egyes hatásait. Ide tartozik például a lopás, az emberi hibák, az áramkimaradás, a vírusos megbetegedések, a szállítás elakadása és az internetes támadások is.

Miután figyelembe vette az üzleti kockázatokat, meg kell határoznia a következő folyamatokat:

• Kezelési tervek: A katasztrófa utáni helyreállítás részletes lépései, beleértve a szerepeket és a felelősségeket
• Kommunikációs tervek: Belső és külső jelentési hierarchiák és módszerek
• Vészhelyzeti reagálási tervek: Azonnali helyi reagálás a krízisekre
• Üzleti helyreállítási tervek: Üzleti és létesítmény-helyreállítás, beleértve az informatikát és a technológiát
• Elemzés: Hogyan kell rögzíteni az eseményeket, beleértve azt is, hogy egy flottakezelő szoftvernek ebben van-e szerepe, és hogyan

Az üzletmenet-folytonossági terv végrehajtása, a flotta zavartalan működésének biztosítása

Az üzletmenet-folytonossági tervnek nem csak a krízisek mérséklésének tervét kell tartalmaznia. Ezen felül meg kell határoznia - részletesen - a helyreállításhoz szükséges lépéseket is.

A krízis után valószínűleg a lehető leghamarabb vissza kell állítania flottája teljes működését. A sofőröket tájékoztatni kell arról is, hogy milyen rossz dolgok történtek, és foglalkozni kell az adatbiztonsággal, garantálva mind az Ön, mind az ügyfelek információinak biztonságát. Előfordulhat, hogy egy PR-csapattal is együtt kell működnie a hírnevének javítása vagy fenntartása érdekében.

Győződjön meg arról, hogy ezeket az információkat jól kommunikálják-e és könnyen hozzáférhetők-e a vállalkozás működése során. Ideális esetben tárolja az üzletmenet-folytonossági tervét felhő szolgáltatásban, hogy azt bárhonnan frissíthesse és elérhesse. Fontolja meg egy nyomtatott verzió létrehozását a sofőrök számára, hogy a teherautókban is elérhessék azokat.

Használja a flottakezelő szoftvert a fontos információk védelméhez és hozzáférhetőségének biztosításához. Ekkor minden a felhőben tárolódik, így ha áramszünetet vagy kibertámadást szenved a vállalkozás, a rendszer biztonsági másolatot készít, könnyen hozzáférhetően és biztonságosan.

Ez azt is jelenti, hogy a sofőrök gyorsabban térhetnek vissza az utakra, mert kéznél lesznek az ügyfelek nyilvántartásai, útvonalai és menetrendjei - ami megnyugtató és hasznos, ha valami nem zökkenőmentesen halad.

Lopás esetén a telematikai technológiák elősegítik az ellopott eszközök gyorsabb visszaszerzését és a lopások megelőzését is. A GPS-flotta nyomkövető szoftver segítségével valós időben megtalálja járműveit, és haladéktalanul felveheti a kapcsolatot a hatóságokkal, ami sokkal valószínűbbé teszi a helyzet pozitív kimenetelű megoldását – és sokkal gyorsabban. Rögzítheti azt is, hogy a jármű hol és mikor áll meg az útja során, ezzel segítve a hatóságokat az alapos kivizsgálásban és az esetleges útközben eltűnt rakomány visszaszerzésében.

Hogyan segíthet a telematika a krízis utáni helyreállításban?

A krízis bekövetkezésekor a manuális folyamatok drága késésekhez vezetnek, a megváltozott feltételek vagy a személyzet hiánya miatt.

Az automatizálás támogathatja a back-office funkciókat, például a szállítói kötelezettségek, valamint az olyan front-end műveletek folytatását, mint az útvonaltervezés és az ügyfelek adatfeldolgozása. Úttal kapcsolatos problémák, például balesetek esetén megfelelő nyilvántartásokkal és adatokkal is rendelkezik, melyeket a biztosítótársaságok irányába be tud mutatni.

Minél több adat áll a rendelkezésére, annál gyorsabban lehet helyreállni: Új kutatások azt mutatják, hogy a vállalatok 85% -a szerint az automatizálási technológia hasznos lenne az üzleti folyamatosság eléréséhez.

A felhőtechnika lehetővé teszi az üzleti folyamatok automatizálását, és jobban megbirkózik az adatok távoli kezelésével.

“A jelenlegi válság tesztelni fogja az embereket, a folyamatokat, a biztonságot és a technológiát – vezető szerepet csak a változásokhoz gyorsan alkalmazkodni képes vállalkozások fognak betölteni - mondta Adrian Johnston, a Cloud Applications (SaaS) vezető alelnöke Oracle JAPAC.

A felkészült menedzserek előre megtervezik, hogy az üzleti életben hogyan tudnak hosszú távon bent maradni, bármi is történjen. Ha a flotta folyamatosságát úgy szeretné biztosítaná, hogy mindig kapjon szükséges információkat azokról, akkor tudjon meg többet az Ecofleetről.

A vállalkozásának a flottakezelési megoldás megvásárlása nem feltétlenül nagy erőfeszítés, de annál több előnnyel jár. Forduljon üzleti megoldásért a kollégánkhoz, hogy többet tudjon meg a telematika előnyeiről. Ingyenes telefonszámunk +36 80 555 666, vagy kérjen bővebb tájékoztatást itt.

Ha tetszett ez a cikk és úgy gondolja, hogy másnak is hasznos lehet, kérjük, ossza meg a közösségi hálózaton vagy privát üzeneten keresztül.

Ecofleet

Járműkövetés, e-útdíj bevallás, tachográf kiolvasás és egyéb flottakezelő szolgáltatások

Segítünk csökkenteni a csapat munkáját, az adminisztrációt és növelni a biztonságot!

Ingyenes zöld szám (8-17h) tel.: +36 80 555 666

E-mail: info@mlsystems.hu